残業対策

パソコンの時短テクニック×3でミスと残業時間を減らす!

最近仕事をしていて、後輩から「そんなテクニックがあるならもっと早く教えてくださいよ!」と言われることが続いたので、皆さんにもそんなパソコンの時短テクニック(?)をご紹介します。

テクニックと大袈裟なことを言っていますが、正直たいしたことではありません。

しかし、たいしたことでなくても時短はできるのです。

時点テクニック①付箋(Sticky Notes)

時短テクニック

付箋と言っても文具の付箋の事ではありません。

windowsに標準搭載されている”付箋機能”の事です。

windows10では付箋という名前ではなく、Sticky Notesという名前です。

~windows10で付箋機能を使う方法~

付箋の場所
①windowsマークで右クリックを押して検索を選択します。

付箋の場所2②検索欄に「Sticky Notes」と入力すれば付箋(Sticky Notes)が出てきます。

付箋(Sticky Notes)で時短する方法

windowsの付箋機能は意図的に消さない限りずっとデスクトップに表示されます。

なので、仕事をしている時によく使うワードをとにかく付箋に書き溜めておくのです。

私は下記内容を付箋に書き溜めています。

  1. よく使う取引先の連絡先・住所
  2. 経費計上時の部署番号
  3. 勘定科目の番号

あなたも、仕事をする上でよく使う情報ってあると思います。そういった情報をいちいち調べていては時間がかかる一方です。

付箋(Sticky Notes)を使う事で一瞬で欲しい情報を手に入れる事が可能となります。

付箋(Sticky Notes)のその他の使い方

この他にも当日中に完了しないといけない仕事を付箋に書いたり、今後のタスク予定もすべて付箋に書くことが可能です。

付箋(Sticky Notes)は色を変える事もできるので、備忘は黄色、本日タスクはピンク、今後のタスクは緑と言った感じで見やすく分ける事もできます。

付箋の使い方というのも、実際の文具の付箋でタスクやよく使う情報を管理していたのですが、いかんせん、のりが弱まってすぐに付箋がどっかいっちゃう!

なので、付箋(Sticky Notes)を使うようになれば以下の事が実現可能です。

  1. よく使う情報を一瞬で手に入れる
  2. タスクが一目瞭然
  3. 紛失のリスクが無い

時点テクニック②画面スクリーンショット(画面スケッチ)

画面スケッチ

あなたは普段パソコン画面をスクリーンショットする際どうやっていますか?

恐らく、下記の流れで作業をすると思います。

  1. 欲しい画面で Ctrl+PrintScreen ボタンを押す
  2. エクセルやペイントにその画像を貼りトリミングや加工をする
  3. 画像として保存する
画面のスクリーンショットって地味に面倒くさいですよね

実は上の3つの作業をまとめてできるアプリがwindowsに標準搭載されているのです。

その名も「Screen Sketch」

以前は「Snipping Tool」というものを使っていたのですが、それが廃止され、「Screen Sketch」に移行するようです。

使い方は下記の通りです。

①まず欲しい画面を表示します。

②次にウィンドウズのタスクバー右下の筆マークをクリック

スクリーンスケッチの使い方1③筆マーク選択後、画面スケッチボタンを押せば、そのまま編集画面に映ります。

④そこでトリミングや上の画像のように一言書き添える事も可能です。

⑤最後に保存をすれば画像として保存されます。

Screen Sketchを使えば、今までいろんなソフトを使って保存していたスクリーンショットが1ソフトで完了することができます。

使ってみたらわかると思いますが、これで結構時短が可能です。

時短テクニック③自動起動

自動起動

これは正直たいした時短ではないのですが、出勤時の朝の時間をちょっとだけ有意義に使えるようになります。

紹介するのは自動起動というテクニックです。

あなたは朝会社のパソコンを立ち上げた後、どんなソフトを起動しますか。

私の場合はまず勤怠システムを起動して打刻。次にリモートデスクトップを起動、アウトルックを起動、SAPを起動、いつも使ってるエクセルを開いて…

と起動だけで結構時間がかかります。

自動起動というテクニックは下記フォルダに毎朝起動しているソフトのショートカットを突っ込んでおくだけで、自動で起動してくれるという優れものです。

自動起動フォルダへの辿り着き方は以下の通り。

①ウィンドウズマークで右クリック、「ファイル名を指定して実行」を選択

②「shell:startup」と入力すると、フォルダがでてくる。

自動起動の方法
③出てきたフォルダに朝自動で起動してほしいソフトやファイルのショートカットを保存。

これだけで毎朝自動で任意のソフトやファイルが起動してくれます。

私は朝、パソコンを起動してパスワードを入力したら、とりあえずトイレに行ったり飲み物の準備をします。席に戻る頃には今日使うソフトがすべて起動済みになっております。

まとめ

今回ご紹介した時短テクニックでは大幅な時間削減はできないと思います。

しかし、今回紹介したようなテクニックで不必要な時間をちょっとづつ削減していけば、残業時間を徐々に減らすことが可能です。

どのテクニックも難しいものは無いと思いますので、ぜひ明日から使ってみて、もしよければ周りの同僚にもどんどん教えてあげてください。

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