電話の時間を減らし、残業も減らすコツ【体験談】

仕事中に電話に取られる時間って結構多くないですか。

そもそも私は新入社員の時から仕事の電話が大嫌いでした。

とにかくかかってくる電話を減らすためにいろんな事を試しました。

そんな私がどのようにして電話の頻度を減らしたか解説します。

電話が嫌いな理由

私が電話が嫌いない理由は大きく分けて3つです。

電話がかかってくるとすべての作業がストップする

仕事に集中したい時に限って、しょうもないやつからくだらない電話がかかってきます。その対応をするだけで、作業中の仕事がすべてストップしてしまいます。

電話の対応がひと段落した後、

という経験がある人は多いと思います。

電話が嫌いな一番の理由は仕事の邪魔をされるという点です。

電話は証拠が残らない

大事な案件に限って、電話で対応した場合、「言った」「聞いてない」という不毛な水掛け論に発展します。

電話の後にメールを送れば解決するという意見もありますが、都度メールを送るのってクソ面倒くさいですよね。

また、電話が大好きな奴に限って、内容をしっかり憶えていないのでたちが悪いです。

電話がかかってきたら絶対対応をしなければいけない

電話がかかってきただけで、特別な理由が無い限り対応をしなければいけません。

一番腹が立つのが、昼休みに電話をかけてくる奴です。

また、平気で夜9時頃に電話をかけてくる奴もいます。

お前の対応をするために、残業をしているわけじゃないんですけど。

こちらの都合を完全に無視する電話が嫌いです。

電話の時間を減らす方法

最初に断っておきますが、かかってくる電話を100％無くすことは不可能です。だって、メールより電話が好きな人はたくさんいますから。

また、今から紹介する方法は社内からの問い合わせを想定しております。お客様からの問い合わせには使えないかもしれませんのであしからず。

ミスをしない　こちらから極力電話しない

徹底的にマニュアルとQ＆Aを作成する

電話がかかってくる理由で多いのが業務の質問です。質問の電話は（データの）マニュアルとQ＆Aを作成することにより確実に減らすことができます。

いちいち、マニュアルやQ＆Aを見ないで電話をかけてくる人も中にはいますが、そういった人には「マニュアルにも書いていますが」や「Q＆Aにも書いていますが」と根気強くチクリとすることにより、徐々に問い合わせの本数が減ってきます。

また、社内にイントラネットがある場合はその場所を積極的に活用するのも一つの方法です。

マニュアルやQ＆Aを浸透させる時は以下の点に注意してください。

まず、せっかくマニュアルやQ＆Aを作成しても、フォルダの奥深くに保存していては誰も見てくれません。なので、マニュアルを保存する場所はできるだけわかりやすい場所にしましょう

次に、マニュアルとQ＆Aの内容は絶対に定期的に更新してください。情報が少しでも古いと”使えない認定”をされてしまい、誰も見なくなってしまいます。

最後に、マニュアルやQ＆Aはできるだけ広範囲をカバーするようにしましょう。なぜなら、特定の業務だけのマニュアルを作ったとしても誰も見てくれません。広範囲をカバーできてはじめて、何か困ったときに「あそこのフォルダに行けばひょっとしたら答えがあるかも」と思ってもらえるようになります。

上記の点を踏まえてマニュアルとQ＆Aを整備していけば、徐々に電話の問い合わせを減らすことができます。

こちらから電話をかけない

私は電話が嫌いなのでこちらから問い合わせがある場合は極力メールを使うようにしています。

電話を使わずにメールでやり取りしていれば、相手からの問い合わせも自然とメールになります。

この方法は浸透するまで少し時間がかかりますが、徐々に効果が出てきますし、手間がかからないのでオススメです。

ミスをしない

当たり前の話で恐縮ですが、自分がミスをしたらその指摘で電話がかかってきます。

会計処理をミスったり、発注数をミスったり、データを送付し忘れたり…

こういった小さなミスを無くすことで、電話がかかってくる頻度を下げる事が出来ます。

まぁ、ミスをしようと思ってしている人はいないと思いますので、自分なりにケアレスミスを減らす方法を確立しましょう。

まとめ

仕事中に電話に取られる時間って結構多いです。その電話を減らすだけ業務の効率は飛躍的に向上します。

業務効率が悪い人に限って、ダラダラ電話している印象です。

無駄な電話を減らして残業時間を減らしましょう。