残業対策

残業が多い人の特徴は能力不足や無能ではなく○○です。

私の周りの残業が多い人の特徴をまとめていきます。

業務都合上、残業をするのはしょうがないと思います。

しかし、残業が多い人達はそれ以前の理由で残業が多くなっているのがほとんどです。

そういった人たちの特徴を知ることにより、残業を減らす糸口が見えてきます。

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業務内容の本質を理解していない

今している業務は一体誰のためにしていて、何のためにしているかを理解せずに、ただ言われたから、引き継がれたからやっている人たちが私の周りにたくさんいます。

そういった人たちは軒並みダラダラ残業をしています。

つまり、業務の本質を理解していないため、業務改善以前に、そういった発想までに辿り着いていないのです。

この処理って必要なんですか?

と質問すると必ず

そう引き継いだから…

と返答されます。

また、彼らはエクセル初期に作られたような化石みたいなフォーマットを後生大事に使用しています。老舗のソースばりに継ぎ足しで使われています。

ファイルをもっと使いやすくしないんですか?

と質問すると

前の人が使っていたから…

仕事上、こういった人たちと業務改善を進める事が多いのですがかなりストレスです。

(こいつらとほとんど給料変わらないんだよな…)

と思うとやりきれなくなってきます。

では、どうすればいいのか?

簡単です。今している業務はなぜしているのかを常に考えるのです。そうすると自然と業務に対する理解が深まっていきます。

業務内容を深く理解すると下記の事が可能になります。

いらない業務の割愛

業務の効率化

業務内容を理解すると本当に必要な業務と、惰性でやっている必要のない業務が見えてきます。書類一つとっても、本当に必要なのか、形だけ作成している書類かわかるようになります。

そうやって業務の棚卸をすることにより、必要のない業務や書類は徹底的にそぎ落とせるようになります。

また、業務内容を理解することにより現在の業務を効率化することもできます。

簡単な例をあげると、今まで複数のファイルを使っていた作業を一つのファイルにまとめるとか。些細な事ですが、こういった積み重ねが業務効率化に直結してきます。

今している業務はなぜしているのかを考える事により、いらない業務・工程が見えてくる。

変化に拒否反応を示す(とりあえず否定から)

change残業が多い人たちは変化を極度に嫌います。非効率な仕事の進め方であっても、現在のやり方に固執します。

また、何か新しいやり方を提案すると「でも…」と言って超浅い理由で否定から入ります。

例えば、あるFAXを無くし、その書類をデータ提出にしようとした際、彼らの言い分は

紙だとすぐ見れるけど、データだといちいち開かないといけないし…

確かにそうかもしれませんけど、紙からデータになる他の旨味を度外視して、そんな些細な事をネチネチと言ってきます。

要するに彼らは業務効率や新しい事なんか興味が無いのです。

ただ波風立たせずに自分の業務を完遂したいだけなのです。仮にどれだけ時間がかかったとしても。

変化に痛みはつきもの

変化(業務効率)には少なからず、痛みが伴います。私は今まで様々な業務フローの変更を経験してきましたが、大体はじめは予想もしなかったエラーが発生します。

しかし、都度そのエラーを修正していけば確実に今よりいい仕事が出来るようになります。

彼らはそういった経験を今までしてこなかったのでしょう。

なので、あなたも業務効率を進めるもしくは周りに進めてもらう時は、最初エラーは発生するものだと頭の隅に置いておいてください。

業務効率化やフロー変更には必ずエラーがつきまとう(最初だけ)

ケアレスミスが異常に多い

ミスを減らす方法なんでそんなしょうもないミスすんのみたいなミスをよくする人はそのリカバリーのために残業が増えがちです。

私の隣にいる先輩(51歳平社員)はいつも↓みたいなミスをしています。

  • メールの見落とし
  • 書類の押印漏れ
  • 資料の数字違い
  • 書類の提出漏れ

ミス自体は正直しょうがないと思います。私もミスしますし。

しかし、ミスが多いくせに↓のような奴がたまにいます。こういう奴は救いようがないと思います。

  • 以前したミスを忘れる
  • ミスを人のせいにする
  • ミスしたという自覚がない

上で紹介した先輩(51歳平社員)は毎年決算処理を間違え、月1回の処理もよくミスしています。要するに、ミスを次にいかそうという発想がないのです。

だから、間違えやすい処理を当然のように毎回間違えるのです。

ミスを付箋やメモに書き留めておいて、適宜見返す

また、ミスをした場合、強引に人のせいにする人がいます。そういった人は自分がミスをしたという意識が無いため、次回また同じミスを繰り返します

仮に他人が理由で発生したミスであっても、何でそのミスが発生したか考える事により、自分のミスを減らすことができます。

他人が原因のミスであっても、その原因と対策を想像する

最後に、ある程度の年齢になるとミスを指摘されにくくなります。上で紹介した先輩(51歳平社員)も部長や課長より年齢が上のため、結構どぎついミスをしても笑い話で済まされます。

周りからミスの指摘をされなくなると、本人はミスした意識が全くなくなります。

私はそれが腹立つので、そのオッサンがミスをする度に「次はそんなミスしないでくださいよ」と言うようにしてます。かなりむすっとされますが。

些細な事でも自分のミスは自覚する

ミスを論理的に減らす本のレビューを↓で書いておりますので、ミスが多い人は是非読んでください。

ミスしない人
ミスを減らす方法が論理的に理解できる本をご紹介「次はミスをしないように注意します」といつも言っている人に読んでもらいたい本。そんな心意気だけではミスを減らすことはできません。今回ご紹介する本はミスを”論理的”に減らす方法が凝縮されています。...

残業=頑張ってる という勘違いクソ野郎

残業時間こういう考えの人にかける言葉はとくにありませんが、一つだけ言わせてください。

お前が残業するのは勝手やけど、それに周りを巻き込むな!

以上

まとめ

上で紹介してきたように、仕事に対する考え方を少しだけ変えるだけで、残業を減らす糸口を見つける事ができます。

どうしても、割愛できない仕事があるのは承知しています。

それと同時に割愛できる仕事(または効率化できる仕事)が会社に溢れていることも知っています。なら、その仕事を少しづつでも改善していくことで残業を確実に減らすことができます。

業務効率化を進めるコツは、腰を据えて進めるのではなく、毎日少しづつ進めるのがコツです。

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