仕事の読書

Outlookの使い方と設定を変えるだけで業務効率が飛躍的に上がる!

私は社会に出て今年でちょうど10年目になりますが、今までいろんな名人と会ってきました。

”エクセル名人”

”マクロ名人”

”HTML名人”

”FAX名人”

しかし、”Outlook名人”という人には会ったことがありませんでした。

先日ふらりとブックファースト新宿店に寄ると、私の知的好奇心をくすぐりまくる本が平積みされておりました。

『アウトルック最速仕事術』

Outlookの使い方テクニック

というわけで、今回は『アウトルック最速仕事術』の内容をレビューしていきます。詳細を知りたい人は本を買って読んでくださいね。

オススメ本
残業を減らす方法が詰まったビジネス本5選をご紹介仕事の効率を上げるために、色んな角度からオススメの本をご紹介します。この本達を読めば絶対に効率は上がって、残業を減らすことができます 。...

Outlookの操作時間を減らす⇒業務効率化の近道

outlook

1日の仕事を振り返ってみて、Outlookを操作している時間って結構多くないですか?

エクセルやパワポぐらいとまではいかなくても、Outlookの操作が仕事に占める割合って結構バカにはできません。

しかも、Outlookで時間がかかるのって、メール本文の入力というよりは、過去のメールを探したり、会議予約を見たり、ファイルを添付したり…と煩雑な操作ばかり

そこで『アウトルック最速仕事術』は”脱マウス”を掲げ、ショートカットキーを駆使して、キーボードのみでOutlookを操作し、時短を図ろうという内容となっております。

言われてみれば、エクセルのショートカットキーってすぐに思いつくけどOutlookのショートカットキーなんて一つも知らないな…

巻頭付録にはショートカットキーの一覧がついているので、私は縮小コピーをして職場の机に貼って使ってます。

その他にもOutlook版のマクロ、”クイック操作”の紹介も画像付きであって、読後の感想は

もっと早く読みたかった。

です。

Outlookのショートカットキーの例

Outlookショートカットキー一覧

ではOutlookにはどんなショートカットキーがあるのでしょうか。その一例をご紹介します。

  • 返信画面へ
  • 転送
  • メールを閉じる
  • メールの送信
  • メールの検索
  • 予定表画面へ
  • 送信ボックスへ
  • 署名の入力

これ全部、キーボードだけで操作できるのです。いちいちマウスを操作する必要ないのです。

早くそのショートカットキーを教えろ!

そのご意見はごもっともです。

私がこの本の一部だけ(ショートカット)を切り取り、ここで紹介するのは簡単なのですが、できれば本書を買って読んでほしいのです。

なぜなら、『アウトルック最速仕事術』はショートカットキーの他にもたくさんのOutlook時短術が紹介されているからです。

しかも、その時短テクニックは人を選びません。新卒だろうが、役職者だろうが明日から使えるテクニックばかりです。

是非、『アウトルック最速仕事術』を買っていただき、そのエッセンスを余すところなく吸収してほしいのです。

そして、業務を効率化して残業時間を減らしてほしいのです。

Outlookの時短テクニック一覧

Outlook時短テクニック

ざっとOutlook時短テクニックの概要だけご紹介いたします。

↑と同様寸止めとなりますのであしからず…

効率的なメールの整理方法

本書はメールの整理方法として、フォルダ振り分けを推奨しておりません。

フォルダー振り分けをすると、一見探しやすいように感じますが、結局どのフォルダに分類したか曖昧になっていき、お目当てのメールが見つからず、フォルダー巡りが…

では一体どのようにメールを整理すればいいのか。その方法は1つのフォルダにメールを集約するのです。

私は最初この方法に若干違和感を感じていましたが、実際にしてみると細かくフォルダー分けしていた時よりもメールの見落としが減ったり、すぐにメールが見つかったりと良い事づくめでした。

詳しくは本でご確認ください。

絶対に見つかるメールの検索設定

絶対に受信してるのに、検索すると探してるメールが出てこない経験ってありませんか?

それは検索の設定がうまくできていないからなのです。

では、どうやったら絶対にメールを見つける検索ができるのか?

本書で!

Outlook版マクロ その名も「クイック操作」

Outlookを使っていて、頻繁にする作業ってありませんか。

  • チームメンバーにだけメールを転送
  • 上司を常にCCに入れて返信
  • 特定の内容のメールだけ指定のフォルダに移動

こういった単純作業は「クイック操作」に登録するだけで、ボタン一つで完了することができます。

その他のOutlookテクニック

  • 特定のメンバーの予定表を一瞬で確認する
  • 定型文を一瞬で登録
  • 定型文を一瞬で本文に挿入
  • 返信したメールを自動で閉じる

などなど、この本には他にもたくさんテクニックが紹介されています。

何度も言いますが、イジワルで情報を少なくしているのではありません。

それほどこの本を読んで欲しいからわざと情報の寸止めをしております。

まとめ

ここまで寸止めをされてきたので、先走りがやばいことになっているかと思います。

なので、トイレに行った後に本屋に駆け込み、『アウトルック最速仕事術』を購入することをおススメします。

 

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