エクセルの関数

新入社員は3つのエクセル関数を覚えておけば大丈夫!(5分完読)

ご入社おめでとうございます!

社会人としての第一歩は不安だらけだと思います。

新入社員
新入社員
仕事でエクセル使うのは知ってるけど、何から勉強したらいいか分からない…
新入社員
新入社員
エクセルの本買ってきたけど、分厚くてやる気がおきない…

安心してください!

私は社会人になって10年目で、今まで4つの部署を経験してきましたが断言できます。

「仕事で使うエクセルの関数ってそんなにありません!」

分厚いエクセルの使い方本も必要ありません!

これからご紹介する3つのエクセル関数を知っておけばまず大丈夫です。

エクセル程度におびえることはありません。もっと他の事におびえましょう。

(というか入社10年以上経ってるのに関数使えない先輩って山ほどいます)

今回の記事では細かいことは書きません。こういう関数があるっていうことを知っているだけでも周りの新入社員に差をつける事ができます。

では、早速関数のご紹介をしていきます。

新入社員に必要なエクセル関数 ①SUM関数

SUM関数ぐらいだったら、大学の授業で使った事がある人も多いのではないでしょうか。SUM関数は仕事の場でも頻繁に登場します。

というかエクセルで一番使う関数ではないでしょうか。

SUM(数値1,数値2,数値3,…)

数値には”セル”や”15”と言った数字を指定します。

また、「ここからここまでいっきに足したい!」という場合はこういう風に入力します。

SUM(A1:A10)

これだけです。簡単でしょ?

新入社員に必要なエクセル関数 ②IF関数

新入社員の第一のハードルがIF関数だと思います。というかエクセルが苦手な人にとってのハードルがIF関数です。いまだに入社7年目の後輩にIF関数の使い方の質問をされたります。

でも、IF関数なんて中学生でも理解できます。

もし○○だったら××。そうじゃなかったら△△

これをエクセルで書いたのがIF関数です。

IF(A2=”年収1000万”,“結婚したい!”,“チェンジ!”

この式を上の公式に当てはめて読んでみます。

もし、セルA2が年収1000万以上だったら、結婚したい!

そうじゃなかったらチェンジ!

IF関数

ここでちょっとだけ、注意点。

  • 関数で文字(数字以外)を入力する時は必ず  で挟む
  • 関数の区切りでは , を入力する
  • そうじゃなかったら」の部分が必要ない場合は””と入力する。そうすると何も入力されない空白になります。

ここで少し上級技をご紹介。

新入社員でこの関数が使いこなせれば「お、こいつちゃんと勉強してるな」と確実に思われます。

①SUM関数 + ②IF関数 =SUMIF関数

やることは↑で紹介したSUM関数とIF関数を混ぜるだけです。

ここからここまでの範囲○○だったらプラスする

式で書くとこうなります。

SUMIF(A2:A5,”ジオン軍”,C2:C5

SUMIF関数

この式を書くと、A2:A5の範囲でジオン軍と入力されている時だけ、C2:C5の数字を足すことができて、ジオン軍の戦力だけを抽出することができます。

逆に”ジオン軍”のところを、”連邦軍”とすると連邦軍の戦力を算出することができます。

新入社員に必要なエクセル関数 ③VLOOKUP関数

エクセルの初心者キラーは間違いなくこいつです。VLOOKUP関数です。

慣れてしまえば何も難しくないのですが、最初は頭が混乱します。

私が新入社員の時、VLOOKUP関数を教えられた日の夜はずっと頭がグルグルしていました。

↓のような2つの表があったとします。

VLOOKUPが必要な表

仮に、下の表にコストを入力したい場合どうしますか?

上の表を見て入力する

そう。これぐらい少ない表だったそれも可能です。

しかし、あなたが仕事で使う表は余裕で10,000行以上とかあったりします。それを1個1個探すことができますか?日が暮れてしまいますよね。

そんな時に登場するのがVLOOKUP関数です。

VLOOKUP(B10,B2:D5,3)

この式をD10に入力するとこうなります。

VLOOKUPの動作

ちゃんと上の表のガンタンクのコストを持ってきていますね。

では、VLOOKUP関数は何をしたのか。

VLOOKUP(検索ワード,検索範囲,何列目?

検索ワードはわかりますよね。コストが知りたい機体のセルです。

検索範囲は上の表のどこからもってくるかを指します。今回で言うと、B2:D5を指定します。

で、ここからゆっくり読んでください。VLOOKUP関数の一番の肝です。

最後に上の表で知りたい情報(コスト)が何列目かを指定をするのですが、その起点は検索ワードとなります。検索ワードから右に何列目かを数えます。今回の場合で言うと機体から右に3列目なので3と入力します。

VLOOKUPで検索できるのは検索ワードから右にあるものだけ

どういうことかというと、↓のような表の場合はVLOOKUPが使えないのです。

VLOOKが使えない例

知りたい情報(コスト)が検索ワード(機体)の左にありますよね。検索ワードの左に知りたい情報がある場合は、VLOOKUPは使えないのです。

なので、そんな時は知りたい情報を検索ワードの右に持ってくるようにコピーをしましょう。

(余談)アンチVLOOK関数先輩に気をつけて

社会に出ると色んな人がいまして、VLOOKUPに親を殺されたかのごとく、VLOOKUPが嫌いな人が少数います。

その理由以下

  • VLOOKUP関数は処理が重い
  • VLOOKUP関数は行挿入に弱い

両方とも的を射ているのですが、個人的にはどっちでもよくね?と思います。

では、彼らはVLOOKUP関数の代わりに何を使っているのでしょうか?

彼らはINDEX関数とMATCH関数を合体させてVLOOKUPの代替としています。なので、そんな先輩たちに出会った場合は大人しく、INDEX関数とMATCH関数を使用しましょう。

まとめ

パソコンをさわった経験が少ない人にとって、エクセルはハードルが高く感じるかもしれません。

でも、そんなことは全然ありませんので、無意味に苦手意識を持つのは止めましょう。

エクセルは勉強すれば勉強するだけスキルアップができます。この記事でエクセルに興味をもった人はネットで色々調べてみることをオススメします。