仕事の読書

メールの効率的な書き方がわかれば残業は確実に減る

メール(アウトルック)の効率的な使い方については下記の本を紹介しました。

アウトルック時短テクニック
Outlookの使い方と設定を変えるだけで業務効率が飛躍的に上がる!意外と知られていないアウトルックの時短テクニック。そんなテクニックを凝縮した本をご紹介します。これを読めば残業時間が減ることは間違いなし。...

今回はメールの使い方ではなく、メールの内容を効率化できる本をご紹介します。

メールって仕事で重要な位置づけにも関わらず、ブラックボックス化しがちです。電話と違い、周りに知られずに自分だけで完結することができるので、アドバイスをもらえる機会が少ないからです。

そうなると、ついつい我流の感覚に頼ったメールになってしまいがちです。今回ご紹介する本ではそういった感覚に頼った我流ではなく、論理的で効果的なメールの書き方を学ぶことができます。

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

仕事が速い人のメール

感覚で適当にメールを書いている人に是非読んでほしい内容です。

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オススメ本
残業を減らす方法が詰まったビジネス本5選をご紹介仕事の効率を上げるために、色んな角度からオススメの本をご紹介します。この本達を読めば絶対に効率は上がって、残業を減らすことができます 。...

こんな人に読んでほしい

オススメ

メールを書くのに時間がかかってる人

メールを書くのに異常に時間がかかっている人は文章力が無いのではなく、何を書けばいいのかわかっていないからです。

本書を読むことで、何をどうやって書けばいいか整理することができます。

メールに返信してもらえない人

メールを送ったけど、返信がない…。

返信が無いのには理由があります。本書を読んで対策をすることにより、メールの返信率を上げる事ができます。

メールでよく相手に誤解される人

メールは電話と違い文字だけでコミュニケーションをしなければいけません。

なので、ちょっとした言葉のチョイスミスで相手を不快にすることがよくあります。

そういった、失敗を避けるために本書では相手に誤解されない言い回しと注意点が多数紹介されています。

メールの時間が減れば残業も減る

脱出方法

当然ですが、メールが増えれば増えるほどその処理時間は増えていきます。

処理時間=メールを読む時間*通数+メールを書く時間*通数

メールの内容については頭を悩ませながら考えたことはありましたが、通数を減らす(ラリーを減らす)という視点は考えたこともありませんでした。

本書ではメールの通数を減らすことに加え、効果的なメールの書き方(読んでもらう、返信をもらえる方法)が紹介されています。

私が一番実践しようと思ったのは以下のテクニックです。

メールの内容は先回りした内容を心がける

当たり前ですが、自分が送信したメールに、相手が欲しい情報を書いていなかったら、ラリーが1回増える事になります。

なので、メールを送信する前に一瞬だけ「この内容で相手はどんな質問をしてくるだろうか?」と考える事により、情報を補強することができます。

納期は?価格は?場所は?方法は?

こういった、よくある質問を一瞬だけ考えれば、足りない情報は見えてきます。

メールは即返信する

メールをため込んで良い事は何ひとつありません。メールのラリーが止まることにより、その仕事自体がストップしてしまいます。

また、メールの返信を忘れてしまった場合はそのリカバリーにも時間をかけることになります。

読んでもらえる書き方、見た目にする

メールは相手に読んでもらえて初めて意味が出ます。読んでもらえないメールを100通送っても全く意味はありません。

そのため、本書ではメールを読んでもらえるような件名や本文のレイアウトが紹介されています。

まとめ

現代の仕事でメールが占める時間の割合はバカにできません。でも、メールの書き方を一から教えてもらえる経験ってあまりありません。

本書を読むことで、今まで感覚に頼っていたメールの書き方を一から見直すことができ、効率的で効果的なメールが書けるようになります。

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