仕事の読書

情報整理のコツと方法が凝縮された本をご紹介~書類の山にバイバイ~

届いてたはずの請求書が見当たらないーーー探せーー

2カ月に1回ぐらい、こんな感じでデスクの周りを大探索することがあります。私は恥ずかしながら、書類の整理が苦手なので山のように書類を積むこともしばしば…

そんなある日、本屋で見慣れたロゴがあったので吸い寄せられてしまいました。

キングジム 超整理術

『オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』

213の情報整理術の方法が1ページにつき1つ紹介されています。

今回は情報整理術のコツが凝縮された『キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』のレビューをまとめていきます。

オススメ本
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仕事で情報の整理をするコツは”整理”にあり

書類の山

この本の全体を通して言われていることは、情報の整理のために書類の整理を徹底することです。

では書類の整理とは?

書類の整理とは
  • いらない書類は捨てる
  • 書類を分類する
  • 書類の場所を決める
そんなこと言われなくてもわかってるよ!

では、あなたの机の引き出しの中は整頓されていますか?

欲しい書類がすぐに見つからない経験はありませんか?

あなた以外の人でもあなたの机から書類を見つけられますか?

これらの質問にYESと答えられる人は本書を読まなくてもいいでしょう。逆に、少しでも思い当たる節がある人は是非この本を読んでみて下さい。

書類を捨てて情報の整理をする方法

この書類あとで使うかもしれないからおいておこ。

大丈夫です。その書類は使わないから捨てましょう。

書類の利用頻度の統計調査が紹介されておりますが、デスクにある書類で半年前に作成したものの利用率は10%、1年前の書類はなんと1%まで利用率が下がるのです。

1年前に作成した書類の利用率は1%

あなたの机にもだいぶ前に作成した書類が沢山ありませんか?

そんな書類はすぐに捨てるべきなのです。

でも、捨てるのは怖い…

そんな人にオススメの方法は”迷い箱”1つ作り、足元に置いておくのです。捨てるべきか置いておくべきか迷った書類は全部この”迷い箱”に突っ込みましょう。そこで一定期間が経過したら、その箱に入っている書類は全部破棄するのです。こうすることにより、机に不要な書類が溢れるのを防ぐことができます。

とりあえず足元に迷い箱を作って迷った書類はその中へ

書類の分類を徹底して探す時間を短縮

書類のある場所はわかっているけど、探すのに時間がかかっている人にオススメなのが書類の分類です。

本書では様々なファイルが紹介されており、用途ごとに使用方法が説明されています。それらの文具をフル活用することにより、書類探索の時間を大幅に削減することが可能です。

書類の場所を決めて業務の効率化

本書では書類の保管方法についても細かく解説されているため、今まで明確なルールが無かった職場でも、本書に従って実践をすれば必ず効率的な書類保管ができるようになります。

こんな人にオススメ

オススメ

本書は書類(情報)の整理についてかなり細かく解説がされております。

私はこの本を読み始める前、タイトルに”キングジム”とあるので、文房具を沢山使った整理術が紹介されているのかなと思っていました。

しかし、実際に読んでみると文具の紹介はほとんどなく、書類(情報)の整理術についての概念や実践方法がほとんどでした。

名刺の整理やオフィスデザイン、また組織での書類整理の運用方法まで解説されています。

なので、普段書類整理をしている総務の人やこれから職場の書類・情報整理をしようとしているマネージャー層の人にぜひとも読んでほしい内容となっております。

また、書類整理の方法だけでなく、整理の意識改革についても紹介されているので、これから情報を整理して業務効率化を図りたい人にもオススメします。

こんな人にはオススメしない

オススメしない

上でも少し触れましたが、本書ではチームや組織を巻き込んだ書類整理の方法が紹介されていたり、書類保管期限のルール決めなど、若手が踏み込めない領域の書類整理術まで紹介されております。

しかも、これらの項目に結構紙面が割かれています。

なので、私のように文具による書類整理術を期待している人にはオススメしません。文具を使った書類整理の方法であれば他にもっといい本はたくさんありますので。

個人的に文具に関する整理術の本は↓がオススメです。

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まとめ

仕事をしている時に一番無駄な時間ってやっぱり書類を探している時間だと思います。

ルールに則って書類や情報を整理すればそういった探す時間を確実に減らすことができます。

正直本書に書かれている整理術をすべて実践するのはなかなか難しいです。しかし、本書の内容を元に自分の職場にあった整理術を作り出すことは可能です。

そういった意味では、本書には整理術の知恵がたくさん詰まっているので、読んで損はありません。

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